Ook kleine bedrijven kunnen profiteren van het gebruik van ERP-software. Hier leest u welke eigenschappen een geschikt systeem moet hebben.
Steeds meer bedrijven vertrouwen op softwareondersteuning op het gebied van business resource planning. Kleine bedrijven zijn echter vaak terughoudend om de stap te zetten naar op software gebaseerde planning van bedrijfsmiddelen.
Daarom willen we ERP-systemen voor kleine bedrijven onder de loep nemen en laten zien hoe deze bedrijven kunnen profiteren van het gebruik van een geschikt ERP-systeem.
Kleine bedrijven: een overzicht
Eerst moet worden bepaald welke bedrijven in deze groep vallen. De EU-Commissie deelt die bedrijven in als klein met minder dan 50 werknemers en een jaarlijks balanstotaal van 10 miljoen EUR. Bedrijven met meer dan 50 werknemers of een hoger balanstotaal worden middelgrote bedrijven genoemd.
Met 10 werknemers of minder of totale activa minder dan 2 miljoen. De euro wordt een klein bedrijf genoemd.
De rol van kleine bedrijven
Voor de Europese economie zijn kleine bedrijven niet te onderschatten. In feite vormen kleine en middelgrote ondernemingen (MKB) meer dan 90% van alle bedrijven in de hele EU. Om deze reden worden ze vaak de ruggengraat van de Europese economie genoemd.
De voordelen van een ERP-systeem voor kleine bedrijven
Vooral kleine bedrijven gaan er vaak van uit dat een ERP-systeem simpelweg niet nodig is. In feite heeft de behoefte aan softwareondersteuning weinig te maken met de bedrijfsgrootte.
“De bedrijfsprocessen CRM, ERP en supply chain management moeten tenminste ondersteund worden met software als ik mij wil vestigen als bedrijf. Je kunt er niet omheen. ‘ – volgens Prof. Dr. Schmietendorf, hoogleraar informatiesystemen aan de Berlijnse School voor economie en recht (HWR).
Daarom willen we de eisen van kleine bedrijven voor een geschikt ERP-systeem nader bekijken en laten zien hoe zij kunnen profiteren van softwareondersteuning.
Hoe kunnen kleine bedrijven profiteren van een ERP-systeem?
Allerlei bedrijven kunnen profiteren van het gebruik van een geschikt ERP-systeem. Het softwarematig optimaliseren van bedrijfsprocessen kan waardevolle middelen besparen, die dan weer elders beschikbaar zijn.
Vooral kleine bedrijven putten meestal uit een zeer beperkte pool van middelen. Als deze bedrijven erin slagen om middelen winstgevender te gebruiken, kan dit hen een beslissend concurrentievoordeel opleveren.
Voordelen van een ERP-systeem
Naast het optimaliseren van strategische processen, maken ERP-systemen ook de dagelijkse operatie eenvoudiger. Door bijvoorbeeld een holistisch ERP-systeem te gebruiken, wordt dubbel data-onderhoud overbodig. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verbetert ook de kwaliteit van de data. Omdat: fouten kunnen niet binnensluipen tijdens handmatige verzending.
Bovendien kan de administratieve inspanning aanzienlijk worden verminderd door het gerichte gebruik van een ERP-systeem. Bepaalde administratieve processen kunnen vaak met software vrijwel volledig worden geautomatiseerd. Dit bespaart ook kostbare werktijd waarin werknemers zich kunnen richten op meer winstgevende taken.
Het wordt duidelijk dat zelfs kleine bedrijven enorm kunnen profiteren van het gebruik van een ERP-systeem.
De vereisten aan ERP-software voor kleine bedrijven
Maar welke eisen stellen deze bedrijven aan een geschikt ERP-systeem? Hieronder willen we drie basiscriteria nader bekijken die een ERP-systeem voor kleine bedrijven moet hebben.
1: eenvoudige implementatie
Zoals eerder vermeld, halen vooral kleine bedrijven meestal uit een zeer beperkte pool van middelen. Om deze reden missen deze bedrijven vaak de capaciteit om een omvangrijk ERP-project te plannen en uit te voeren.
De introductie van een ERP-systeem is een belangrijke stap die goed doordacht moet worden. Daarnaast is de installatie van bijvoorbeeld een on-premise systeem een investering die niet mag worden onderschat en vaak niet acuut draagbaar is voor kleine bedrijven.
Daarom kan het raadzaam zijn om te starten met ERP-systemen die zo eenvoudig en gemakkelijk mogelijk in bedrijf kunnen worden gesteld.
Houd het risico zo laag mogelijk
In ieder geval is het niet raadzaam om een systeem “op geluk” aan te schaffen. Met name on-premise of gehoste systemen zouden voor bedrijven een lange meerwaarde moeten betekenen, aangezien de acquisitie van het systeem leidt tot relatief hoge acquisitiekosten.
Om een goede ROI te kunnen vastleggen, moet het systeem dienovereenkomstig lang kunnen worden gebruikt. Dit is echter alleen mogelijk als het systeem correct is.
Als er echter niet voldoende middelen beschikbaar zijn voor uitgebreide projectplanning, kan dit waarschijnlijk niet worden gegarandeerd. Daarom moeten bedrijven in dit geval ERP-systemen overwegen die flexibel en met een relatief klein verlies, indien mogelijk, kunnen worden geïmplementeerd en indien nodig kunnen worden beëindigd. Cloudgebaseerde oplossingen zijn hier bijzonder geschikt.
2: gebruiksvriendelijkheid
Bovendien hebben kleine bedrijven vanwege beperkte middelen meestal niet de tijd om hun medewerkers te trainen in het gebruik van het nieuwe systeem. Om deze reden zijn gebruiksvriendelijkheid – bruikbaarheid van trefwoorden – en intuïtieve bediening van groot belang voor kleine bedrijven.
Op deze manier kan het systeem zo snel en onbureaucratisch mogelijk worden geïntegreerd in de dagelijkse gang van zaken en kan sneller succes worden behaald.
3: schaalbaarheid
Een andere belangrijke factor is de schaalbaarheid van het ERP-systeem. De schaalbaarheid van software beschrijft het vermogen om zich aan te passen aan de veranderende prestatie-eisen van een bedrijf.
Een adequaat ERP-systeem voor kleine bedrijven moet het bedrijf kunnen helpen groeien.
De Cloud biedt flexibiliteit
Hier zijn bijvoorbeeld ook cloudgebaseerde oplossingen beschikbaar. Extra gebruikers kunnen net zo gemakkelijk worden toegevoegd als extra opslagcapaciteit. Als de behoefte wordt verminderd, is herschalen ook zonder problemen mogelijk.
Conclusie: kleine bedrijven kunnen profiteren van van ERP-software
Samenvattend kan worden gesteld dat zelfs kleine bedrijven veel baat kunnen hebben bij het gebruik van een geschikt ERP-systeem. Maar al te vaak schuwen kleine bedrijven een ERP-project niet.
De introductie van een ERP-systeem zou het doorslaggevende verschil kunnen maken in termen van concurrentievermogen van de onderneming. Een adequaat ERP-systeem kan de planning van bedrijfsmiddelen van kleine bedrijven aanzienlijk optimaliseren. Op deze manier kunnen beperkte middelen doelgerichter en winstgevender worden ingezet.
Daarom moeten kleine bedrijven de stap zetten naar softwaregebaseerde planning van bedrijfsmiddelen. Om het financiële risico dat gepaard gaat met de introductie van een nieuw ERP-systeem zo laag mogelijk te houden, moeten bedrijven de overhaaste implementatie van elk systeem vermijden.
